Kyocera acaba de presentar la solución de digitalización certificada de facturas KYOfactura Proveedores, que incluye todos los elementos necesarios para implantar este servicio en pymes y grandes empresas. Con este servicio ‘llave en mano’, Kyocera ofrece equipos, certificados, software y mantenimiento de forma integrada.

 La digitalización certificada genera una serie de ventajas económicas y de optimización de recursos que repercuten directamente sobre los índices de productividad de una organización. Por ejemplo, una empresa que recibe 300 facturas al mes dedica aproximadamente cinco metros cuadrados para almacenar los documentos de los últimos cinco años, espacio que tiene un coste de alrededor de 1.000€ anuales.

Además, para gestionar una única factura en papel es necesario invertir unos trece minutos, mientras que con la digitalización certificada este tiempo se reduce a tres, al eliminarse acciones como el fotocopiado de archivos o su distribución. Esto significa que una compañía que recibe 300 facturas al mes ahorrará 50 horas mensuales, lo que en total supone 75 días al año, que pueden dedicarse a otro tipo de tareas más productivas.

Proceso de digitalización de facturas

El inicio de digitalización de la factura comienza con el escaneo del documento, momento en el que el sistema añade la firma electrónica y el sello de tiempo opcional. Posteriormente la factura pasa a formar parte de la base de datos con su información asociada, sobre la que se puede incluir manualmente la fecha de digitalización, el número de factura, el CIF y/o nombre del emisor, la base imponible, etc.

Este sistema facilita la búsqueda avanzada a través de diversos criterios, lo que simplifica enormemente la detección de documentos, y permite definir políticas de backup para disponer de copias de seguridad de base de datos.